Om kommunikasjonsstrategien

Meløy kommunes visjon er:

Raus og kraftfull – mot et bærekraftig meløysamfunn

Visjonen illustrerer hvilken retning Meløy kommune ønsker å jobbe mot. Kommunen sine verdier; driftig, raus, frisk og stolt, gjenspeiler visjonen og beskriver med enkle ord hvem vi er.

Det vi sier og det vi gjør, skal bygge på vår visjon og våre verdier. Ansatte i Meløy kommune skal være kjent med og etterstrebe organisasjonens verdier i all kommunikasjon med brukere, innbyggere, samarbeidspartnere og andre.

Formålet med god kommunikasjon kan være forskjellig. Det kan være å skape forståelse eller øke kunnskap. Det kan være å endre holdninger eller atferd. Det viktigste er at god kommunikasjon fører til økt tillit og at kommunen når sine strategiske mål. Gjennom god kommunikasjon skal Meløy kommune styrke sin troverdighet som tjenesteleverandør, som samfunnsutvikler og som myndighetsutøver.

Begrepene informasjon og kommunikasjon brukes ofte om hverandre, selv om betydningen av begrepene er ulike. Enkelt sagt kan vi si at informasjon er det budskapet vi formidler når vi kommuniserer. Kommuneloven pålegger Meløy kommune å ha fokus på og være aktiv i vår informasjonsformidling ut mot ansatte, innbyggere og andre. Uansett formål, ønsker vi at innbyggere og ansatte skal ha tillit til kommunen og oppleve informasjonen vår som relevant, enhetlig og forståelig.

Kommunikasjonsstrategien gjelder for alle ansatte og fagområder i Meløy kommune, og skal bidra til at kommunen framstår som enhetlig og profesjonell i sin kommunikasjon med sine målgrupper.

Kommunikasjonsmål

Kommunikasjonen til Meløy kommune skal bidra til:

Gode og effektive tjenester

Kommunikasjonen vår skal sikre at våre innbyggere er godt informert om tjenester, rettigheter og plikter, samt politiske beslutninger. Vi skal motivere til deltakelse og medvirkning, og styrke lokaldemokratiet. Informasjonen vår skal være tilgjengelig for alle, uavhengig av alder, funksjonsevne, kunnskap eller kulturell bakgrunn.

Positiv omdømmebygging

Kommunikasjonen vår skal synliggjøre Meløy kommune som en god kommune å bo og jobbe i. Vi skal synliggjøre våre konkurransefortrinn, bygge stolthet og fellesskap, samt skape forståelser for endringer.

Høyne bevisstheten om og evnen til god kommunikasjon

Meløy kommune skal jobbe aktivt for å øke ansatte sin kunnskap og evne til god kommunikasjon. Det vil bidra til at Meløy kommune er en lærende og nyskapende organisasjon, hvor ansatte deler kunnskap, lærer av hverandre og tør å utfordre det etablerte. I tillegg skal kommunikasjonen vår bidra til at Meløy kommune klarer å skaffe og videreutvikle den kompetansen som til enhver tid trengs innenfor alle fagområder.

Tydelig og enhetlig kommunikasjon

Kommunikasjonen vår skal være tydelig og samordnet slik at vi fremstår som en enhetlig organisasjon med felles identitet. Vi skal bruke verdiene våre aktivt i vår formidling, bygge stolthet for arbeidsplassen vår og fremme ansatte som gode ambassadører.

 

Kommunikasjonsprinsipper

Prinsipper for kommunikasjon i Meløy kommune er:

Åpenhet
Kommunen skal være åpen, tydelig, forståelig og tilgjengelig.

Medvirkning
Kommunen skal ta berørte parter med på råd og involvere dem i utforming av politikk og tjenester.

Nå alle
Kommunen skal sørge for at relevant informasjon når frem til alle berørte.

Aktiv og offensiv
Kommunen skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter.

Helhet
Kommunal informasjon og kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet.

Strategiske mål

Sikre god og effektiv eksternkommunikasjon

Kommunikasjonsmål 1: Gode og effektive tjenester

Slik skal vi nå målet:

• Informasjon om kommunens tjenester, innbyggernes rettigheter og politiske beslutninger skal være lett tilgjengelig.
• Bruke klarspråk som er tilpasset målgruppene og i tråd med kommunens språkprofil.
• Følge prinsipper for universell utforming slik at informasjon blir tilgjengelig for alle.
• Styrke innsatsen for å nå de målgruppene vi ikke når gjennom kommunens tradisjonelle kanaler.
• Ha et bevisst forhold til hvilke kanaler vi bruker når, både internt og eksternt.
• Oppmuntre til toveiskommunikasjon og aktiv deltakelse.
• Ha gode rutiner for håndtering av henvendelser og tilbakemeldinger.

Kommunikasjonsmål 2: Positiv omdømmebygging

Slik skal vi nå målet:

• Fortelle de gode historiene om Meløy kommune. Hvordan det er å vokse opp, bo og arbeide, og leve hele livet her.
• Vise frem allsidigheten i regionen; næringsliv, fritidsaktiviteter og tilbud, friluftsliv, og mer.
• Synliggjøre Meløy kommune som attraktiv arbeidsplass.

Sikre god og effektiv internkommunikasjon

Kommunikasjonsmål 3: Høyne bevisstheten om og evnen til god kommunikasjon

Slik skal vi nå målet:

• Øke kompetansen om kommunikasjon til ledere og ansatte generelt, og i endringsprosesser spesielt.
• Bruke internkommunikasjon til å bygge fellesskap på tvers av organisasjonen og fremme fagkunnskap.
• Bygge stolthet for kommunen som arbeidsplass og løfte frem ansatte som gode ambassadører.
• Sørge for tidlig og tydelig kommunikasjon i interne prosjekter og prosesser.
• Ha anbefalinger og retningslinjer for interne kommunikasjonskanaler, og gi ansatte og ledere nødvendig opplæring.
• Jobbe kontinuerlig med spesifikke tiltak for å bedre internkommunikasjonen for ansatte i virksomheten.

Være helhetlig og samordnet

Kommunikasjonsmål 4: Tydelig og enhetlig kommunikasjon

Slik skal vi nå målet:

• Konsekvent bruke kommunens visuelle profil, slik at kommunen fremstår som en tydelig avsender.
• Konsekvent bruk av kommunens språkprofil.
• Kommunisere inkluderende, og ha en personlig språklig tone der det er hensiktsmessig.
• Aktiv bruk av kommunens verdier i vår kommunikasjon.
• Utfordre oss selv og andre i måten vi kommuniserer på. Være nysgjerrige og våge å prøve og feile.

Ansvar og organisering

Kommunedirektør har det øverste ansvaret for informasjon og kommunikasjon i Meløykommune.

Informasjon er et lederansvar, og det er den enkelte leder som har ansvar for at kommunikasjon innenfor sitt fagområde er korrekt, gis i rett tid, til riktig målgruppe og kanal. Lederne har også ansvar for at kommunens grafiske profil benyttes konsekvent.

Kommunikasjonsrådgiver skal ivareta sentrale informasjons- og kommunikasjonsoppgaver. Arbeidet utføres som aktiv rådgivning og veiledning overfor kommunens ledelse og ledere på alle nivå, både i forhold til strategiske og utførende oppgaver.

Kommunikasjonsrådgiver skal i tillegg videreutvikle kommunens kommunikasjonskanaler og visuelle profil, og tilrettelegge for at de ulike avdelinger og enheter kan gi god informasjon og kommunisere godt på disse.

Alle ansatte skal medvirke til god kommunikasjon, både internt og eksternt, og sørge for at kommunikasjonen går tjenestevei – altså via nærmeste leder.

Medieuttalelser

Avdelingsledere gir faktaopplysninger angående sine fagområder. Dette skjer i samråd med kommunalsjef.

Kommunalsjefene uttaler seg om egne tjenesteområder.

Kommunedirektør uttaler seg om strategiske og prinsipielle forhold, og om forhold av mer alvorlig karakter.

Ordfører uttaler seg på vegne av Meløy kommune.

Lover

Kommuneloven

Kommunelovens § 4 sier: «Kommuner og fylkeskommuner skal aktivt informere om egen virksomhet og om virksomhet som andre rettssubjekter utfører på vegne av kommuner og fylkeskommuner. De skal også legge til rette for at alle kan få tilgang til slik informasjon».

Offentlighetsloven

Formålet med offentlighetsloven er å legge til rette for at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig. Hovedprinsippet er at forvaltningens dokumenter er offentlige så langt annet ikke følger av lov eller forskrift.

Forvaltningsloven

Forvaltningsloven inneholder regler for forvaltningens saksbehandling. Loven skal blant annet sikre at forvaltningens saksbehandling foregår slik at avgjørelsene blir riktigst mulig og at bestemte hensyn og interesser ivaretas under saksbehandlingsprosessen. Viktige prinsipper her er rettssikkerhet, partsoffentlighet, taushetsplikt og habilitet. Loven definerer hva som er et enkeltvedtak og gir bestemte regler for klageadgang. Forvaltningsloven påpeker også forvaltningsorganenes veiledningsplikt.

Lov om språk (språklova)

Formålet med språklova er å styrke norsk språk, slik at det skal kunne brukes på alle samfunnsområder og i alle deler av samfunnslivet i Norge.

Lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og
diskrimineringsloven)

Formålet med likestillings- og diskrimineringsloven er å fremme likestilling og hindre diskriminering. Med likestilling menes likeverd, like muligheter og like rettigheter. Likestilling forutsetter tilgjengelighet og tilrettelegging.

Plan- og bygningsloven

Plan- og bygningsloven gir tydelige føringer for informasjons/offentliggjøringsplikter i planprosesser. Den har klare regler for medvirkning, konsekvensbeskrivelser og planprosesser. Gjennom medvirkning har innbyggerne rett til å kunne delta og påvirke beslutningsprosesser.

Grunnloven

Grunnlovens § 100 sier: «Trykkefrihed bør finde Sted». Videre heter det at «Frimodige ytringer, om Stadsstyrelsen og hvilkemsomhelst anden Gjenstand ere Enhver tilladte».

Personopplysningsloven

Personopplysningsloven gir regler for hvordan en behandler, oppbevarer, sikrer og eventuelt gir innsyn i personopplysninger. Loven stiller krav til informasjonssikkerhet. Den gjelder for all privat og all offentlig virksomhet.

Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen

Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen har bestemmelser om hvordan partene i arbeidslivet informerer hverandre.

Miljøinformasjonsloven

Miljøinformasjonsloven gir innbyggerne rett til miljøinformasjon og deltakelse i offentlige beslutningsprosesser av betydning for miljøet.

Målgrupper

Å forstå og samarbeide med målgruppene er viktig for å skape effektiv kommunikasjon. Meløy kommune forholder seg til mange ulike målgrupper. De ulike målgruppene krever forskjellige tilnærminger. Å være kjent med og trygg på hvilke målgrupper de ulike kommunikasjonstiltakene rettes mot, er vesentlig for å nå frem med budskapet.

Viktige målgrupper er:

Kommunens innbyggere	Kommunens ansatte
Mennesker i institusjoner	Næringsliv og kompetansemiljø
Mennesker med bistandsbehov	Politikere
Fremtidige innbyggere	Pårørende, omsorgspersoner og foreldre
Lag og foreninger	Barn og unge
Media	Turister
Øvrige samarbeidspartnere

 

Kanaler

Valg av kanal er situasjons- og budskapsbestemt. Det avhenger av type budskap og målgruppen vi henvender oss til. Meløy kommune skal være på de kanalene hvor vi treffer målgruppene våre, og som er mest hensiktsmessig for formålet og mottakerne. Samtidig skal vi ivareta personvern og informasjonssikkerhet.

Kanalpolicyen er vedlegg til kommunikasjonsstrategien. Den går mer i dybden på hvordan vi bruker de ulike kanalene. Det skal ikke opprettes eksterne kanaler uten godkjenning fra kommunikasjonsrådgiver.

Nettside

Nettsiden – meloy.kommune.no – er kommunens offisielle nettside, og er hovedkanalen for informasjon til eksterne målgrupper.

Nettsiden skal være oppdatert, brukervennlig, intuitiv og gi informasjon og service til våre målgrupper 24 timer i døgnet.

Hele nettsiden og alt av innhold skal følge kommunens grafiske profil.

Sosiale medier

Kommunen på overordnet nivå bruker Facebook, Instagram, LinkedIn og YouTube. Avdeling for kultur og folkehelse bruker i tillegg Snap.

Retningslinjer for bruk av sosiale medier er nedfelt i kanalstrategien.

Intern informasjon

God samhandling internt i kommunen er viktig. God informasjonsflyt bidrar til bedre arbeidsprosesser, effektivisering og en bedre arbeidshverdag.

Til internkommunikasjon bruker Meløy kommune intranettet Ansattportalen, Teams, møter og e-post.

Visuell kommunikasjon

Meløy kommunes grafiske profil bidrar til å synliggjøre kommunen på en profesjonell og troverdig måte. En gjennomgående grafisk profil gjør at kommunen fremstår enhetlig og som en tydelig avsender.

God visuell kommunikasjon bygger tillit eksternt og samhørighet internt.

Media

For å sikre god kommunikasjon rundt våre aktiviteter, tilbud og tjenester er media en viktig og prioritert samarbeidspartner. Vår kommunikasjon skal basere seg på åpenhet og tilgjengelighet, og vi skal være synlige og profesjonelle i møte med media.

Krisekommunikasjon

Ved kriser benyttes kommunens overordnede beredskapsplan og plan for
krisekommunikasjon.